O formulário chegou. E agora?

Por Mariana Borges

O telefone toca. É o seu maior cliente. Ou melhor: é um e-mail do seu maior cliente. Com um anexo. O anexo é um formulário. Um formulário gigante. Due diligence ESG.

Você abre. São páginas e páginas de perguntas. Vocês têm política de diversidade? Quais os indicadores de segurança do trabalho? Como você gere os resíduos? Qual a origem das matérias-primas? Têm comitê de ética? Têm canal de denúncia? Têm código de conduta?

O prazo é de duas semanas. E o e-mail diz que a continuidade do contrato depende das respostas.

Seu coração acelera. Você olha para o formulário e pensa: eu não tenho nada disso. Ou melhor: eu tenho, mas não sei onde. Ou: eu faço, mas não está documentado.

Pânico.

A cena que se repete

Essa cena está se repetindo em muitas empresas. O fabricante de cosméticos que me ligou em emergência porque o cliente grande mandou o formulário e o prazo estava vencendo. A empresa de alimentos que descobriu que precisava comprovar práticas que sempre teve mas nunca documentou. A prestadora de serviço que percebeu que ia perder o contrato se não respondesse em 48 horas.

E em todos os casos destes meus clientes, o sentimento era o mesmo: ser pego desprevenido. A sensação de que alguém mudou as regras do jogo e não te avisou.

Por que você entra em pânico

O pânico não vem do formulário. Vem da desorganização.

Se você tem práticas documentadas, indicadores organizados e processos estruturados, um formulário de due diligence é só trabalho de preencher. Desagradável, mas não assustador.

O pânico vem quando você descobre que faz coisas boas mas não consegue provar. Que tem práticas mas não tem documentos. Que tem processos mas não tem registros. E o prazo está correndo.

Aí você entra no modo emergência. Que é o pior modo possível para implementar o ESG.

O que fazer quando o formulário chega

Se o formulário já chegou, respirar. E fazer três coisas.

Primeira: leia tudo antes de responder nada. Não comece a responder a primeira pergunta e descobre o problema na página 20. Leia o formulário inteiro. Entenda o que estão pedindo. Identifique o que você já tem e o que você não tem. Esse diagnóstico rápido te diz o tamanho do problema.

Segunda: separe o que você tem do que você precisa criar. Muita coisa você já tem. Políticas, processos, práticas. O problema é que estão na cabeça das pessoas, não no papel. Reúna o que existe. Formalize o que já está pronto. Isso resolve boa parte do formulário sem precisar criar nada novo.

Terceira: seja honesto sobre o que falta. Não minta. Não invente. Se você não tem uma política formal de diversidade, diga que está em desenvolvimento. Se você não tem canal de denúncia, diga que está estruturando. Clientes grandes preferem um fornecedor honesto que está em processo a um fornecedor que mente e é descoberto depois. E eles descobrem.

O que fazer antes do formulário chegar

Mas aqui está o ponto mais importante: você não precisa esperar o formulário chegar para se preparar.

Se você ainda não recebeu um due diligence, vai receber. Não é questão de se. É questão de quando. E quando chegar, você quer estar do outro lado da mesa. O lado de quem tem a resposta. Não o lado de quem entra em pânico.

A diferença entre as empresas que respondem tranquilamente e as que entram em pânico não é tamanho. Não é recurso, é o preparo. É ter organizado antes o que todo mundo vai pedir depois.

Comece pelo básico. Tenha suas políticas documentadas. Tenha seus indicadores organizados. Tenha seus processos registrados. Tenha evidências do que você faz. Quando o formulário chegar e ele vai chegar, você não vai precisar correr. Vai precisar preencher.

A verdade sobre Due Diligence

Due diligence não é uma armadilha. É uma proteção. O cliente grande não está tentando te pegar. Está tentando proteger a operação dele. E ao mesmo tempo, está te dando um sinal claro do que o mercado passou a exigir.

Quando você entende isso, due diligence deixa de ser pânico e vira processo. Você não precisa de tudo pronto. Precisa de processo organizado. E precisa começar antes do prazo apertar.

Porque pânico custa caro. Preparo custa tempo. E tempo é o que você não tem quando o formulário chega.

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Artigo escrito por Mariana Borges, fundadora da Move’n Up inteligência em Gestão Sustentável